Fundamentos Internacionais Master Kanban

Steen Lerche-Jensen

1.5. As 6 principais práticas do método Kanban

  • Visualize o fluxo de trabalho: Este é o primeiro passo mais essencial a ser adotado na aplicação do método Kanban. Você deve prever - No quadro físico ou eletrônico, as etapas processuais que você usa atualmente para entregar seu trabalho ou serviços. Baseado na complexidade do mix de trabalho do seu processo (vários tipos de trabalho que você exerce e entrega), seu quadro Kanban pode ser bem simples ou complexo. Depois de visualizar o procedimento, você poderá visualizar o trabalho atual que você e sua equipe estão fazendo.

Pode ser na forma de post-its ou cartões com cores diferentes para indicar tipos diferentes de serviços, ou pode ser simplesmente, os diferentes itens do tipo de trabalho (as cores no Kanban são um símbolo dos diversos tipos de itens de trabalho). Sendo útil ou não, seu quadro pode ter diferentes raias, com classe de serviço ou tipo de item de trabalho. No entanto, para simplificar tudo, você também pode ter uma única raia para gerenciar todo o seu trabalho e fazer, posteriormente, qualquer reformulação.

  • Limitar o trabalho em andamento (Work In Progress): É fundamental para a implementação do Kanban - um "sistema de produção puxada". Ao limitar o trabalho em andamento, você incentiva sua equipe a concluir o trabalho em curso antes de se atribuir um novo. Portanto, qualquer trabalho em execução deve ser completado e marcado como concluído. A princípio, saber quais devem ser seus limites pode ser difícil. De fato, você pode começar sem limites de WIP. O grande Don Reinertsen, enquanto participava de uma das Conferências Lean Kanban, sugeriu que se pudesse começar sem limites de WIP e verificasse apenas o trabalho inicial em andamento quando a equipe iniciasse a usar o Kanban. Depois de ter dados suficientes, você pode definir seu limite para cada nível ou estágio do seu fluxo de trabalho como sendo igual à metade do WIP médio.

Tipicamente, a maioria das equipes começa com um limite WIP de 1 a 1,5 vezes o número de pessoas que trabalham em um estágio ou nível. Com a limitação do WIP e a sua colocação em cada coluna do quadro, não apenas ajuda os membros da equipe a concluir as tarefas anteriores antes de assumir novas atividades, mas também se comunica com o cliente e outras partes interessadas, informando-os sobre a capacidade limitada de trabalhar para qualquer equipe, e que devem planejar cuidadosamente o trabalho solicitado.

“Um efeito colateral interessante dos sistemas de produção puxada é que eles limitam o trabalho em andamento (WIP) a uma quantidade acordada” - David J. Anderson

  • Gerenciar o fluxo: Após aplicar as 2 primeiras práticas, manipular e cultivar o fluxo é a raiz do seu sistema Kanban. Uma estrutura Kanban pode ajudá-lo a gerenciar o curso, enfatizando as diferentes fases do fluxo e o status do trabalho em cada estágio. Dependendo do quão bem definido esteja o fluxo de trabalho e os limites do WIP estejam fixados, você observará um fluxo uniforme dentro dos limites do WIP ou o choque de empilhamentos à medida que algo é apreendido e começa a sobrecarregar a capacidade. Tudo isso interfere na rapidez com que o trabalho navega desde o início até o final do fluxo (também chamado de “seu valor corrente”). O Kanban ajuda sua equipe a examinar as modificações do sistema e da marca para avançar o fluxo, afim de reduzir o período necessário para concluir cada parte do trabalho. Um aspecto importante desse processo é observar as fases intermediárias de espera da observação do trabalho e remoção dos gargalos. E veja quanto tempo o material de trabalho permanece nos "estágios de entrega". Com o tempo, você aprenderá que reduzir o tempo gasto nessas etapas é a chave para reduzir o tempo do ciclo. Ao melhorar o fluxo, a equipe fornecerá uma entrega mais suave e mais previsível do trabalho. Com melhor previsibilidade, é mais fácil assumir compromissos consistentes com o cliente quando você concluir as tarefas. É um papel importante no sistema Kanban o aprimoramento da capacidade de prever o tempo de conclusão.
  • Tornar explícitas as políticas do processo: também é crucial definir e visualizar as políticas de alguém (as regras ou diretrizes) nos protocolos seguidos quando você faz seu trabalho abertamente. Ao inicializar diretrizes explícitas do processo, você cria uma base comum para todos os participantes entenderem como executar qualquer tipo de tarefa no sistema. As regras podem estar no nível do quadro, no nível da raia e, para cada coluna, pode haver uma lista de verificação das etapas que precisam ser realizadas para cada tipo de item de trabalho, critérios de entrada / saída para cada coluna ou qualquer coisa que ajude o membro da equipe a gerenciar o fluxo de trabalho no quadro. Alguns exemplos explícitos de políticas são: a definição de quando a tarefa será concluída, o número individual de raias / colunas, quem e quando mover e muito mais.
  • Implementar loops de feedback:

    Kanban Method

  • Implementar loops de feedback: os loops de feedback são a parte principal de um ótimo sistema. Os loops iniciados no sistema Kanban incluem: revisão das fases do fluxo, medições e relatórios, juntamente com uma série de indicadores gráficos que fornecem um feedback eficiente sobre o andamento do seu trabalho ou a necessidade de maior progresso no sistema. Como o mantra diz: “Falhe rápido! Falhe frequentemente! ” A idéia por trás de obter feedback em um estágio inicial pode ser inconscientemente mal interpretado por muitos grupos, na maioria das vezes, quando alguém está no caminho errado, é fundamental para corrigir e entregar o trabalho, produto ou serviço ao cliente no menor espaço de tempo possível.
  • Melhore de forma colaborativa, evolua experimentalmente (usando o método científico): Usar o método científico Kanban é uma prática de desenvolvimento evolutivo, que ajuda a aderir às pequenas modificações e melhorar gradualmente em um ritmo e tamanho gerenciáveis. Isso promove o uso do método científico em que você cria uma hipótese, a testa e faz as alterações necessárias no resultado do teste. O principal objetivo de uma equipe que gerencia os princípios ágeis é avaliar o processo gradualmente e progredir, se possível, sistematicamente conforme necessário.

Os resultados de cada alteração que você realizar podem ser evidentes e medidos por diferentes sinais no seu sistema Kanban. Através desses sinais, é possível avaliar se uma determinada modificação ajuda ou não a melhorar, escolher entre retê-la ou tentar algo diferente. O Kanban ajuda a escolher muitos dos dados de desempenho do sistema, manualmente se você usar seu quadro físico ou automaticamente se você usar a ferramenta eletrônica. Ao usar esses dados e métricas gerados, a avaliação sobre se o desempenho está aumentando ou diminuindo é altamente evidente, fornecendo informações suficientes sobre como ajustar seu sistema conforme necessário.

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